Pesanan
Gunakan halaman Pesanan untuk melihat dan mengurus semua pesanan toko, dari toko online maupun dari Kasir. Menu ini dulu bernama Penjualan. Tombol untuk mencatat penjualan manual tetap bernama Buat Penjualan.
Yang perlu dicari
- pesanan terbaru — tabel menampilkan No. Pesanan, Pelanggan, Total, Status, dan Tanggal
- penyelesaian pembayaran — status berjalan dari menunggu pembayaran (PAYMENT-WAITING) ke dibayar (PAID), dalam pengiriman (ON-DELIVERY), terkirim (DELIVERED), atau dibatalkan (CANCELED)
- detail pada tingkat pesanan yang dapat memengaruhi layanan atau tindak lanjut stok
Yang ada di halaman ini
- pencarian transaksi berdasarkan nomor pesanan
- tombol Buat Penjualan untuk mencatat penjualan manual
- aksi Detail per baris, yang menampilkan pelanggan, rincian item, subtotal, diskon, ongkos kirim, poin yang dipakai, dan total akhir
- dari dialog Detail: tombol Cetak Invoice serta tombol perubahan status sesuai tahap pesanan — Tandai Dibayar, Tandai Dalam Pengiriman, Tandai Terkirim, dan Batalkan Pesanan
- dari dialog Detail: tombol Refund untuk pesanan yang sudah dibayar, dalam pengiriman, atau terkirim
- dari dialog Detail: foto bukti transfer yang diunggah pelanggan untuk pembayaran transfer bank manual
- aksi Hapus per baris dengan dialog konfirmasi — hanya untuk pesanan yang sudah dibatalkan atau kedaluwarsa
Formulir Buat Penjualan berisi: Pelanggan (opsional — penjualan tanpa akun tetap bisa dicatat), Metode Pembayaran, Kupon (opsional), Pengiriman (opsional, dengan ongkos yang otomatis ditambahkan), daftar Produk dengan jumlah per baris, serta centang Tukarkan poin loyalitas pelanggan bila pelanggan dipilih. Untuk toko FNB tersedia pilihan Tipe Pesanan (Dine In / Takeaway / Delivery) dan pemilihan Meja untuk dine-in.
Harga grosir kini ikut terhitung di Buat Penjualan: jika jumlah produk mencapai batas minimal grosir, harga per item otomatis memakai harga grosir. Sebelumnya, penjualan manual dengan jumlah grosir bisa gagal disimpan. Untuk harga grosir bertingkat, jumlah dihitung dari total produk yang sama di semua baris.
Alur kerja umum
- tinjau aktivitas penjualan terbaru
- cari transaksi berdasarkan nomor pesanan
- buka Detail untuk memeriksa status pembayaran dan rincian item
- perbarui status pesanan (dibayar, dalam pengiriman, terkirim, atau batal) atau cetak invoice bila diperlukan
- hubungkan hasil penjualan dengan tindakan pelanggan, inventaris, atau layanan jika diperlukan
Status pesanan
Status hanya bisa maju sesuai urutan: menunggu pembayaran → dibayar → dalam pengiriman → terkirim. Pesanan bisa dibatalkan selama belum dikirim. Membatalkan pesanan mengembalikan stok, kupon, dan poin yang dipakai, serta melepas slot booking atau unit sewa yang ditahan. Jika pesanan sudah dibayar, poin yang diperoleh dari pesanan itu ikut ditarik kembali, dan uang pelanggan perlu Anda kembalikan sendiri. Jika sebagian barang sudah direfund, pembatalan hanya mengembalikan barang yang belum direfund ke stok, sehingga tidak ada barang yang terhitung dua kali.
Pesanan yang kedaluwarsa karena tidak dibayar sampai batas waktunya diperlakukan sama seperti pesanan batal: stok, kupon, poin, slot booking, unit sewa, dan kuota flash sale yang ditahannya dikembalikan, dan pelanggan mendapat notifikasi bahwa pembayarannya kedaluwarsa.
Pesanan belum dibayar kedaluwarsa otomatis
Pesanan yang menunggu pembayaran tidak lagi menahan stok selamanya. Etalasse memeriksa pesanan yang belum dibayar setiap 10 menit dan menandainya kedaluwarsa setelah batas waktu berikut:
| Cara bayar | Kedaluwarsa setelah |
|---|---|
| Pembayaran online lewat Midtrans atau Stripe (virtual account, QRIS, e-wallet, kartu) | 24 jam |
| Transfer manual atau dompet digital manual | 7 hari, kecuali pelanggan sudah mengunggah bukti transfer. Pesanan dengan bukti menunggu Anda memeriksa dan menandainya dibayar |
| Bayar di tempat (COD, bayar di kasir) dan tagihan F&B yang masih terbuka | Tidak pernah kedaluwarsa otomatis |
Saat kedaluwarsa, semua yang ditahan dilepas seperti pada pembatalan (stok, kupon, poin, slot, unit sewa, kuota flash sale), tagihan pembayaran online yang masih terbuka ditutup, dan pelanggan diberi tahu. Waktu batas ini diatur oleh Etalasse, bukan pengaturan toko, dan hanya berlaku untuk pesanan yang dibuat sejak fitur ini aktif. Pesanan lama yang menggantung tidak ikut diubah otomatis. Pesanan yang sudah kedaluwarsa tidak bisa dibayar lagi, jadi pelanggan perlu membuat pesanan baru.
Komisi seller saat pesanan dibatalkan
Di toko multivendor, pembatalan pesanan yang sudah dibayar kini juga membatalkan penghasilan seller dari pesanan itu:
- jika penghasilan seller sudah masuk ke saldonya, jumlah itu dikurangi lagi lewat catatan Pembatalan di buku saldo seller, setelah dikurangi bagian yang sudah ditarik oleh refund sebelumnya, dan tidak pernah dua kali;
- jika penghasilan belum masuk, komisi dan pendapatan bersih item itu dinolkan dan status pencairannya menjadi Dibatalkan.
Hal yang sama berlaku untuk pesanan yang kedaluwarsa. Sebelumnya komisi seller bisa tetap tercatat setelah pesanan dibatalkan.
Nomor pesanan memuat tanggal pesanan menurut zona waktu toko, jadi pesanan yang masuk lewat tengah malam memakai tanggal hari itu.
Setiap perubahan status dapat mengirim kabar otomatis ke pelanggan lewat WhatsApp, Email, atau Push. Atur kabar mana yang dikirim di Notifikasi Pelanggan.
Bukti transfer bank
Pelanggan yang membayar dengan transfer bank manual bisa mengunggah foto bukti transfer (struk atau tangkapan layar m-banking) langsung di pesanannya.
Unggah bukti transfer diluncurkan bersama rilis ini. Tampilannya bisa sedikit berbeda dari penjelasan di bawah, tetapi cara kerjanya sama.
- setelah pelanggan mengunggah bukti, Anda menerima notifikasi
- buka Pesanan, lalu klik Detail pada pesanan tersebut untuk melihat foto bukti transfer
- cocokkan nominal dan rekening tujuan dengan mutasi rekening bank Anda
- jika dana sudah masuk, klik Tandai Dibayar
Penting: bukti transfer tidak mengonfirmasi pembayaran secara otomatis. Pesanan tetap berstatus menunggu pembayaran sampai Anda sendiri menekan Tandai Dibayar. Selalu periksa mutasi rekening, bukan hanya fotonya, karena foto bukti bisa saja keliru atau dipalsukan.
Refund dan retur
Gunakan Refund di dialog Detail untuk mengembalikan sebagian atau seluruh pesanan yang sudah dibayar.
- isi jumlah per item yang dikembalikan, atau pilih Refund semua
- pilih metode: Tunai, Transfer bank, atau Lainnya
- tentukan apakah barang dikembalikan ke stok, dan apakah ongkos kirim ikut dikembalikan
- periksa jumlah yang dihitung sistem, lalu klik Catat refund
Yang terjadi secara otomatis:
- jumlah uang dihitung dari porsi item terhadap pesanan, termasuk diskon kupon dan pajak secara proporsional; biaya pembayaran tidak dikembalikan
- bila pelanggan membayar sebagian dengan poin, poin tersebut dikembalikan dengan perbandingan yang sama; poin yang diperoleh dari pesanan ditarik kembali
- refund tunai tercatat sebagai kas keluar pada shift kasir yang sedang terbuka
- bagian seller (toko multivendor) ikut disesuaikan
- laporan pendapatan menampilkan angka setelah refund
- jika pesanan dibatalkan setelah refund sebagian, hanya barang yang belum direfund yang kembali ke stok. Barang yang direfund tanpa dikembalikan ke stok (misalnya rusak) juga tidak dikembalikan saat pembatalan. Poin dihitung dengan cara yang sama
Pesanan yang dijual dengan tempo dibatalkan atau di-refund sebagai nota kredit, bukan uang keluar penuh. Lihat Membatalkan dan refund pesanan tempo.
Anda boleh mengubah jumlah uang yang dikembalikan, selama tidak melebihi sisa yang bisa di-refund. Refund hanya bisa dicatat oleh pemilik atau admin, bukan kasir.
Kurir (JNE, J&T, dll.)
Untuk pesanan dengan pengiriman Kurir (JNE, J&T, dll.), Etalasse memesan kurir otomatis saat Anda menandai pesanan Dalam Pengiriman. Detail pesanan menampilkan status kurirnya:
- Sedang memesan kurir…: tunggu sebentar
- Kurir sudah dipesan, dengan nomor resi. Pemilik toko dan admin bisa menekan Batalkan kurir selama paket belum dijemput
- Pemesanan kurir gagal: pesan lagi dengan Coba lagi, atau tekan Isi resi manual bila Anda mengirim paketnya sendiri
Ongkir opsi Kurir (JNE, J&T, dll.), yang dulu bernama Ekspedisi, dibayar dari saldo toko saat kurir dipesan. Pembeli tetap membayar ongkir di checkout. Ongkirnya disisihkan dari saldo toko saat kurir dipesan, lalu dipotong sesuai harga sebenarnya dari kurir. Bila Anda membatalkan kurir sebelum paket dijemput, ongkir kembali ke saldo. Bila kurir menimbang ulang paket dan harganya berubah, potongannya ikut disesuaikan. Lihat Ongkir kurir dari saldo toko.
Bila kurir sendiri yang membatalkan, misalnya kurir tidak ditemukan atau paket dikembalikan, ongkirnya tidak kembali otomatis. Tim Etalasse memeriksanya; hubungi dukungan bila ada pertanyaan.
Saldo toko tidak cukup
Bila saldo toko kurang dari ongkir, kurir tidak dipesan. Pesanan tetap Dalam Pengiriman, dan detail pesanan menampilkan Pemesanan kurir gagal dengan pesan Saldo toko tidak cukup untuk ongkir kurir, beserta ongkir yang dibutuhkan dan saldo Anda saat ini. Ini juga terjadi bila saldo sedang minus.
Pilih salah satu:
- tekan Isi saldo, bayar isi saldo sampai lunas, lalu kembali ke pesanan dan tekan Coba lagi
- atau tekan Isi resi manual, lalu kirim paketnya sendiri lewat kurir pilihan Anda. Ongkirnya tidak dipotong dari saldo
Agar tidak tertahan, jaga saldo tetap cukup untuk ongkir pesanan yang akan dikirim. Lihat Isi saldo.
Pengiriman per penjual
Bila toko memakai pengiriman per penjual, detail pesanan yang ongkirnya dipecah menampilkan Pengiriman per penjual: satu baris per paket dengan penjual (atau Produk toko), kurir, ongkir, jumlah barang, status (Belum diproses, Siap dikirim, Dikirim, Sampai, Dibatalkan), nomor resi, dan tanda Ongkir sudah masuk saldo penjual.
Biasanya penjual yang mengisi resi. Gunakan Ubah pengiriman untuk mengirim paket Produk toko atau memperbaiki resi; nomor resi wajib untuk menandai Dikirim.
Pengajuan refund dari penjual
Di toko multivendor, penjual bisa mengajukan pembatalan atau refund untuk barangnya sendiri. Setelah Anda menyetujuinya di Pengajuan refund penjual, refund tercatat di pesanan seperti refund biasa. Lihat Pengajuan Refund Penjual.
Kapan membuka Penjualan terlebih dahulu
Gunakan halaman ini ketika pertanyaan utamanya adalah “apa yang terjadi dalam transaksi?” dan bukan “apa yang terjadi pada stok?” atau “siapa pelanggannya?” Untuk analisis agregat, gunakan Laporan.
Skenario peninjauan yang umum
- memastikan apakah pembayaran telah selesai dari lencana status pesanan
- menyelidiki data pesanan yang bermasalah atau membingungkan lewat dialog Detail
- menelusuri sebuah penjualan sebelum memeriksa dampaknya pada pelanggan atau Stok Terjual
Kirim link bayar
Pembeli dari chat WhatsApp tidak perlu bikin akun dulu. Di Buat Penjualan, pilih Kirim link bayar, isi nama dan nomor HP pembeli, lalu pilih cara bayar (selain tunai).
- Setelah disimpan, muncul link yang bisa disalin atau langsung dikirim lewat WhatsApp. Pembeli membuka link itu dan langsung sampai ke pesanannya: lihat cara bayar, bayar lewat QRIS atau transfer, unggah bukti, dan cek status.
- Link hanya membuka satu pesanan itu, dan hanya menampilkan data yang disamarkan (tanpa nama lengkap, nomor HP, atau alamat pembeli).
- Link berlaku 14 hari. Kalau pesanan dibatalkan, pembeli tidak bisa membayarnya lagi; link tetap membuka halaman pesanan itu, hanya untuk dilihat.
- Pesanan yang masih menunggu pembayaran punya tombol Link bayar di dialog Detail, untuk meminta link lagi kapan saja.
- Pesanan untuk pelanggan tersimpan tidak memakai link: pelanggan itu masuk ke akunnya untuk membayar, seperti biasa.
- Pembeli juga bisa mencari pesanan dari link bayar lewat Cek pesanan di toko dengan nomor pesanan dan nomor HP yang Anda isi.
- Link bayar belum mendukung pengiriman ekspedisi atau kupon. Untuk pesanan seperti itu, pakai Buat Penjualan biasa.
Kode unik transfer
Kalau pembeli membayar lewat transfer bank atau QRIS toko sendiri, Anda biasanya mengecek mutasi satu per satu. Kode unik membantu: beberapa rupiah ditambahkan ke pesanan yang menunggu, sehingga tiap pembayaran di mutasi bank cocok dengan tepat satu pesanan.
- Nyalakan di Profil Toko → Kode unik transfer. Secara bawaan mati.
- Kodenya Rp 1–99 untuk pesanan di bawah Rp 100.000, dan Rp 1–999 di atasnya. Pembeli melihatnya sebagai baris Kode unik tersendiri, lalu transfer sebesar total + kode.
- Hanya untuk pesanan toko online dan link bayar dengan pembayaran transfer atau QRIS sendiri. Tunai, bayar online otomatis, kasbon, pesanan dengan uang muka (DP) booking, dan penjualan Kasir tidak berubah.
- Kode tidak masuk ke total pesanan, pajak, atau laporan. Laporan tetap memakai total biasa.
- Di halaman Pesanan muncul kotak Cocokkan transfer (hanya kalau kode unik menyala): ketik atau tempel nominal dari mutasi bank, lalu buka pesanan yang cocok dan tandai lunas.
- Kode dibebaskan lagi saat pesanan dibayar, dibatalkan, atau kedaluwarsa. Dua pesanan yang dibuat di detik yang sama bisa kebetulan mendapat nominal yang sama; Anda cek manual seperti biasa.
- Pembeli yang transfer sebesar total saja tetap bisa Anda tandai lunas. Kode tidak pernah memblokir pembayaran.