Absensi Staf
Absensi mencatat jam masuk dan jam pulang staf langsung dari HP atau tablet kasir. Staf cukup ketuk Absen, pilih nama, ketik PIN, lalu (kalau diminta) selfie. Anda melihat siapa yang sudah datang, siapa telat, dan rekap sebulan di Dashboard, tanpa buku absen atau grup WA.
Absensi hadir di rilis ronde 35 dan tersedia mulai paket Growth. Toko yang tidak menyalakannya tidak berubah, selain menu baru Absensi.
Absensi ini untuk staf toko (orang yang login ke POS). Ini berbeda dengan Shift Kasir (buka dan tutup laci kas di POS) dan berbeda dengan check-in member di kelas atau gym.
Sebelum mulai
Staf absen di perangkat kasir yang sudah didaftarkan, dengan PIN staf mereka. Jadi siapkan dulu:
- Daftarkan perangkat kasir di toko. Lihat Mendaftarkan perangkat kasir.
- Atur PIN untuk setiap staf yang perlu absen. Lihat Mengatur PIN.
- Kalau mau cek lokasi, isi titik lokasi cabang (lintang dan bujur) di halaman Cabang.
Halaman Pengaturan absensi menampilkan berapa perangkat yang sudah terdaftar dan berapa staf yang sudah punya PIN, jadi Anda tahu apa yang masih kurang.
Menyalakan absensi
Buka Operasional > Absensi (tepat di bawah Staf), lalu tab Pengaturan, dan nyalakan Aktif. Selama absensi mati, staf tidak bisa absen atau mengajukan izin.
Halaman Absensi punya enam tab: Hari ini, Rekap, Riwayat, Jadwal, Izin, dan Pengaturan. Jumlah pengajuan izin yang menunggu muncul sebagai angka di tab Izin.
Pengaturan
| Pengaturan | Bawaan | Isi |
|---|---|---|
| Wajib selfie | Mati | Kalau nyala, absen tanpa foto ditolak. Kalau mati, foto tetap boleh diambil |
| Cek lokasi | Tandai saja | Mati, Tandai saja, atau Tolak. Lihat Lokasi |
| Radius | 150 m | 30 sampai 2.000 meter dari titik cabang |
| Toleransi telat | 10 menit | 0 sampai 120 menit |
| Toleransi pulang cepat | 10 menit | 0 sampai 120 menit |
| Tutup otomatis | 14 jam | 4 sampai 24 jam setelah absen masuk. Lihat Lupa absen pulang |
| Lama simpan foto | 90 hari | 7 sampai 365 hari |
| Istirahat | Mati | Menampilkan tombol Mulai istirahat dan Selesai istirahat di kasir |
| Boleh absen dari perangkat mana saja | Mati | Staf boleh absen lewat Absensi saya dari HP yang tidak didaftarkan. Lebih praktis untuk staf lapangan, tetapi lebih mudah dicurangi |
| Cuti tahunan, jatah cuti setahun, tahun cuti | Nyala, 12 hari, Tahun kalender | Saldo cuti tahunan setiap staf. Lihat Cuti Tahunan |
Di bagian Data karyawan Anda mengisi tanggal masuk setiap staf dan, kalau perlu, jatah cuti khusus untuknya. Tanggal masuk dipakai untuk cuti tahunan dan THR.
Jadwal kerja
Jadwal membuat absensi tahu siapa yang seharusnya masuk dan jam berapa. Tanpa jadwal, staf tetap bisa absen, tetapi tidak dihitung telat atau lembur (tercatat Di luar jadwal).
Template shift
Di tab Jadwal, buat template shift, misalnya Pagi 08.00–16.00 dan Sore 14.00–22.00. Tiap template punya nama, jam mulai, jam selesai, istirahat (menit, hanya catatan) dan warna.
- Jam selesai yang sama atau lebih awal dari jam mulai berarti shift lewat tengah malam. Contoh: Malam 22.00–06.00 berakhir besok paginya.
- Template yang dimatikan tidak muncul lagi di pilihan, tetapi jadwal lama tetap ada.
- Template yang masih dipakai di jadwal mingguan atau di perubahan tanggal yang akan datang tidak bisa dihapus. Ganti dulu jadwalnya.
Jadwal mingguan dan perubahan tanggal
- Jadwal mingguan: untuk setiap staf, pilih shift per hari Senin sampai Minggu, atau kosongkan untuk libur.
- Ganti per tanggal: untuk satu staf di satu tanggal, pilih shift lain atau libur, dengan catatan bila perlu (misalnya tukar shift). Perubahan ini mengalahkan jadwal mingguan untuk tanggal itu saja.
- Kalender jadwal menampilkan sampai 6 minggu sekaligus, termasuk tanda izin yang sudah disetujui.
Absen dihitung ke tanggal mana
Semua jam memakai zona waktu toko. Absen masuk dihitung ke shift yang jendelanya berisi jam itu, mulai 3 jam sebelum jam mulai shift sampai jam selesai.
- Shift lewat tengah malam dihitung ke tanggal mulai. Staf shift Malam 22.00–06.00 yang absen masuk pukul 00.30 tetap tercatat untuk tanggal kemarin.
- Tanpa shift yang cocok, absen dicatat untuk hari ini dan ditandai Di luar jadwal.
- Absen pulang tidak pernah memindahkan tanggal.
Cara staf absen di kasir
Staf absen di aplikasi POS, di perangkat yang sudah didaftarkan:
- Di layar PIN (atau layar terkunci), ketuk Absen.
- Pilih nama, lalu ketik PIN.
- Ketuk Absen masuk atau Absen pulang (dan Mulai istirahat / Selesai istirahat kalau istirahat dinyalakan). Kalau diminta, ambil selfie dengan kamera depan.
Absen di layar PIN tidak mengganti siapa yang sedang login di kasir, jadi kasir yang bertugas tidak terganggu. PIN yang salah dihitung sama seperti login PIN biasa: setelah terlalu sering salah, orang itu atau perangkatnya terkunci sementara. Lihat Batas percobaan.
Di menu staf ada Absensi saya: absen hari ini, riwayat absen sendiri, dan pengajuan izin. Langkah lengkapnya ada di Absen Staf di POS.
Kalau internet putus, absen disimpan dulu di perangkat lalu dikirim begitu online lagi. Absen seperti ini ditandai dikirim belakangan. Jam dari perangkat dipakai bila absen terkirim dalam 24 jam; kalau lebih lama, jam server saat terkirim yang dipakai.
Satu staf hanya bisa punya satu absen masuk yang terbuka. Absen masuk kedua sebelum absen pulang ditolak ("sudah absen masuk").
Selfie dan lokasi
Selfie
Selfie bersifat opsional kecuali Anda menyalakan Wajib selfie. Foto dari kamera depan dikecilkan sebelum dikirim. Saat pertama kali selfie, staf melihat pemberitahuan bahwa foto dipakai untuk bukti absen dan dihapus otomatis setelah masa simpan. Absen tanpa foto ditandai tanpa foto.
Lokasi
Kasir mengirim lokasi HP saat absen. Etalasse menghitung jaraknya ke titik cabang. Absen dianggap di luar area toko kalau jaraknya, setelah dikurangi akurasi GPS (paling banyak 100 m), masih lebih dari radius.
| Mode | Yang terjadi |
|---|---|
| Mati | Lokasi disimpan kalau ada, tidak dicek |
| Tandai saja (bawaan) | Absen tetap diterima, tetapi diberi tanda: di luar area toko, lokasi palsu (aplikasi lokasi palsu di Android), atau tanpa lokasi |
| Tolak | Absen ditolak kalau tanpa lokasi, di luar radius, atau memakai lokasi palsu |
GPS di dalam ruko, mal, atau gedung sering meleset 50 sampai 200 meter. Kalau memakai mode Tolak, staf yang benar-benar ada di toko bisa gagal absen. Mulailah dengan Tandai saja, cek tandanya beberapa hari, baru pertimbangkan radius yang lebih longgar atau mode Tolak.
Cabang tanpa titik lokasi tidak dicek sama sekali dan absennya ditandai cabang tanpa lokasi. Titik yang dipakai: cabang perangkat kasir, lalu cabang staf, lalu cabang utama toko.
Telat, pulang cepat, dan lembur
Toleransi hanya menentukan apakah dihitung. Kalau dihitung, menitnya dihitung dari jam shift, bukan dari akhir toleransi.
| Aturan | Contoh (shift 08.00–16.00, toleransi 10 menit) | |
|---|---|---|
| Telat | Masuk lebih dari toleransi setelah jam mulai | Masuk 08.09: tidak telat. Masuk 08.14: telat 14 menit |
| Pulang cepat | Pulang lebih dari toleransi sebelum jam selesai | Pulang 15.55: tidak dihitung. Pulang 15.40: pulang cepat 20 menit |
| Lembur | Semua menit setelah jam selesai, tanpa toleransi | Pulang 16.05: lembur 5 menit |
| Jam kerja | Jam pulang dikurangi jam masuk dikurangi istirahat | 08.14 sampai 16.05 tanpa istirahat: 7 jam 51 menit |
Absen Di luar jadwal tidak punya telat, pulang cepat, atau lembur. Absen pulang saat masih istirahat mengakhiri istirahatnya dulu.
Lupa absen pulang
Absen yang masih terbuka lebih lama dari Tutup otomatis (bawaan 14 jam sejak absen masuk) ditutup sendiri oleh sistem dan ditandai ditutup otomatis:
- jam pulang diisi jam selesai shift, kalau ada jadwal;
- tanpa jadwal, jam pulang diisi sama dengan jam masuk, jadi jam kerjanya 0 menit.
Etalasse sengaja tidak menebak jam kerja yang tidak dikonfirmasi siapa pun. Cari tanda ditutup otomatis di tab Riwayat, tanyakan staf jam pulangnya, lalu ubah absennya.
Mengubah absen
Pemilik dan Admin bisa memperbaiki absen di tab Riwayat:
- Ubah jam masuk, jam pulang, menit istirahat, atau catatan. Absen yang masih terbuka bisa ditutup dengan mengisi jam pulang.
- Tambah absen manual untuk staf yang lupa absen sama sekali. Absen yang bertabrakan dengan absen lain milik staf yang sama ditolak.
- Hapus absen yang salah. Absen tidak benar-benar hilang: statusnya menjadi dibatalkan dan hanya terlihat lewat filter status dibatalkan.
Setiap perubahan wajib diberi alasan (3 sampai 255 karakter), misalnya "lupa absen pulang, kasir mati". Telat, pulang cepat, lembur, dan jam kerja dihitung ulang, dan absen ditandai diubah (absen baru ditandai manual). Detail absen menampilkan riwayat perubahan: sebelum dan sesudah, siapa, kapan, dan alasannya. Riwayat ini hanya bisa ditambah, tidak bisa diubah atau dihapus siapa pun.
Hari ini, rekap, dan ekspor
Hari ini menunjukkan jumlah terjadwal, hadir, telat, belum jam masuk, belum absen, izin, libur, di luar jadwal, dan ditandai, lalu satu baris per staf. Angka Hadir sudah termasuk staf yang telat; Telat adalah bagian dari yang hadir. Pilih cabang di kanan atas kalau toko punya beberapa cabang.
| Status | Artinya |
|---|---|
| Hadir | Sudah absen masuk hari itu (termasuk yang telat) |
| Telat N menit | Sudah absen masuk, dan masuknya telat, misalnya Telat 14 menit |
| Belum jam masuk | Ada shift, jam mulai ditambah toleransi belum lewat |
| Belum absen | Ada shift, jam mulai ditambah toleransi sudah lewat, belum ada absen |
| Tidak masuk | Hari yang sudah lewat, ada shift, tidak ada absen dan tidak ada izin |
| Izin / Sakit / Cuti | Ada pengajuan yang sudah disetujui untuk tanggal itu |
| Libur | Tidak ada shift |
| Terjadwal | Tanggal yang akan datang dengan shift |
| Di luar jadwal | Absen di hari tanpa shift. Tetap dihitung hadir, tanpa telat atau lembur |
Rekap menghitung per staf untuk satu periode (paling lama 62 hari): hari terjadwal, hadir (termasuk yang telat), telat (kali dan menit), tidak masuk, izin, sakit, cuti, libur, jam kerja, lembur, pulang cepat, dan jumlah absen yang ditandai.
Riwayat berisi setiap absen (paling lama 62 hari sekali tampil). Saring menurut staf, cabang, tanda (misalnya ditutup otomatis atau di luar area toko), atau status. Buka satu absen untuk melihat selfie, jarak ke toko, perangkat, dan riwayat perubahannya.
Mau menghitung gaji dari rekap ini? Menu Gaji (paket Pro) memakai hari masuk, telat, tidak masuk, jam kerja, dan lembur dari absensi.
Ekspor CSV tersedia untuk rekap dan riwayat. Jam di file memakai zona waktu toko. File ekspor tidak pernah berisi foto atau link foto.
Izin, sakit, dan cuti
Staf mengajukan Izin, Sakit, atau Cuti dari Absensi saya di POS: tanggal mulai dan selesai, catatan, dan foto lampiran bila perlu (misalnya surat dokter).
- Satu pengajuan paling lama 31 hari, dan tanggal mulai paling jauh 30 hari ke belakang.
- Pengajuan yang bertabrakan dengan pengajuan lain yang menunggu atau disetujui ditolak.
- Staf bisa membatalkan pengajuannya sendiri selama masih menunggu.
Di tab Izin, Pemilik atau Admin membuka lampiran, lalu Setujui atau Tolak dengan catatan bila perlu. Hanya pengajuan yang menunggu yang bisa diputuskan. Anda juga bisa mencatat izin untuk staf langsung dari Dashboard (misalnya staf izin lewat telepon); izin itu langsung disetujui. Cuti yang Anda catat dengan cara ini juga dicek ke sisa cuti staf.
Izin yang disetujui mengubah status hari itu menjadi Izin, Sakit, atau Cuti, bukan Tidak masuk.
Setiap pengajuan cuti juga menampilkan sisa cuti staf itu, dan Etalasse bertanya dulu kalau cutinya melebihi sisa. Di daftar, pengajuan menampilkan jumlah hari kalender dan hari kerja yang terpakai. Lihat Cuti Tahunan. Izin dan sakit tidak pernah dibatasi saldo.
Foto dan privasi
Selfie adalah data pribadi staf. Karena itu:
- Foto disimpan di penyimpanan privat, tidak pernah lewat link publik. Dashboard membukanya dengan link sementara yang berlaku 15 menit.
- Foto dihapus otomatis setelah masa simpan (bawaan 90 hari, bisa 7 sampai 365). Absennya tetap ada, dengan keterangan foto sudah dihapus. Lampiran izin dihapus 365 hari setelah tanggal selesai izin.
- Etalasse tidak memakai pengenalan wajah. Foto hanya bukti yang bisa Anda lihat sendiri.
- Foto dan PIN tidak dicatat di Log Aktivitas, tidak ada di file ekspor, dan tidak bisa dibaca lewat MCP atau asisten AI.
- Staf hanya melihat absennya sendiri di Absensi saya, tanpa foto.
Beri tahu staf bahwa absen memakai selfie dan lokasi sebelum Anda menyalakannya.
Paket dan peran
| Free | Growth | Pro | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| Absen, papan Hari ini, jadwal, pengaturan, ubah absen, izin baru | Tidak | Ya | Ya | Ya |
| Membaca rekap, riwayat, ekspor CSV, dan daftar izin | Ya | Ya | Ya | Ya |
Di paket Free menu Absensi tampil terkunci dengan ajakan naik paket. Absen di kasir juga butuh PIN staf, yang sama-sama mulai Growth. Kalau paket turun, riwayat tetap bisa dibaca: Rekap, Riwayat, Ekspor CSV, dan daftar Izin tetap terbuka (hanya baca), dan staf tetap melihat riwayatnya sendiri di Absensi saya. Yang butuh Growth lagi: absen masuk dan pulang, papan Hari ini, jadwal, mengubah pengaturan, dan mengubah absen.
| Peran | Yang bisa dilakukan |
|---|---|
| Pemilik, Admin | Semua di halaman Absensi: pengaturan, jadwal, rekap, ubah absen, izin |
| Kasir, Kitchen | Absen di kasir dan Absensi saya (absen sendiri, riwayat sendiri, izin). Tidak bisa membuka halaman Absensi |
Admin bisa absen di kasir hanya kalau Izinkan PIN Admin dinyalakan di Pengaturan PIN. Pemilik adalah akun toko, bukan staf, jadi tidak absen. Di Kasir aplikasi Dashboard milik Pemilik, tombol Absen dan Absensi saya tidak ditampilkan.
Tool MCP
Asisten AI bisa membaca absensi: papan hari ini, rekap, riwayat, daftar izin, dan saldo cuti (staff_attendance.today, .summary, .records, .leave_list, .leave_balances). Mengubah absen, jadwal, pengaturan, dan menyetujui izin hanya di Dashboard. Foto tidak pernah dikirim ke asisten AI. Lihat Tool Surface.